Współpraca z biurem rachunkowym nie oznacza całkowitego przeniesienia odpowiedzialności na usługodawcę. Choć zadania księgowe i kadrowo-płacowe są wykonywane przez specjalistów, przedsiębiorca nadal ponosi odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie swojej firmy w zakresie rachunkowości. Kluczowe znaczenie ma więc zrozumienie zakresu obowiązków po stronie klienta biura rachunkowego. W tym wpisie podpowiadamy, jakie działania leżą po stronie przedsiębiorcy, aby współpraca przebiegała zgodnie z przepisami oraz zapewniała poprawność i terminowość realizowanych zadań.

Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z przepisów prawa

Przedsiębiorca korzystający z usług księgowych ma obowiązek terminowego przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia ewidencji rachunkowej. Dotyczy to m.in. faktur sprzedaży, kosztów, raportów kasowych, potwierdzeń przelewów, dokumentacji kadrowo-płacowej czy umów cywilnoprawnych. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje brakiem możliwości wywiązania się przez biuro z obowiązków wobec urzędów, co może prowadzić do sankcji skarbowych. Należy również informować biuro o wszystkich zdarzeniach gospodarczych mogących mieć wpływ na rozliczenia podatkowe, np. rozpoczęciu lub zakończeniu działalności, zmianie danych firmy, zatrudnieniu lub rozwiązaniu umowy z pracownikiem. 

Przedsiębiorca zobowiązany jest również do zatwierdzania dokumentów, które wymagają jego podpisu, np. deklaracji podatkowych, oraz do ich terminowego dostarczania do urzędów w przypadkach, gdy nie zostało udzielone pełnomocnictwo do reprezentacji przez biuro. Współpraca wymaga także zapewnienia dostępu do danych niezbędnych do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz bieżącego kontaktu z księgowym.

Zakres współpracy z biurem rachunkowym w praktyce

Nasze biuro rachunkowe w Gostyniu oferuje kompleksową obsługę księgową, kadrową i doradczą. Jednak nawet przy pełnej obsłudze, właściciel firmy ma obowiązek kontrolowania dostarczanych danych oraz ich zgodności z rzeczywistą działalnością. Klient powinien systematycznie monitorować przekazywane dokumenty i informacje, aby zapewnić ich kompletność i zgodność z rzeczywistością. Biuro nie weryfikuje merytorycznej treści dokumentów pod kątem zgodności z prawem cywilnym, lecz odpowiada za ich prawidłowe zaksięgowanie.

Ważne jest także zawarcie precyzyjnej umowy określającej zakres usług, odpowiedzialności stron oraz procedury przekazywania dokumentów. Współpraca oparta na zaufaniu i jasno sprecyzowanych obowiązkach po obu stronach pozwala uniknąć nieporozumień oraz zapewnia zgodność działań z obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.